Comment organiser un tournoi

Organiser un tournoi

Vous souhaitez organiser un tournoi mais vous ne savez pas trop comment vous y prendre. Suivez les instructions de Yaentrainement et vous aurez un superbe tournoi.

Deux choses sont plus importantes à prendre en compte que tous les détails de votre tournoi.

  1. la communication
  2. les horaires

L’un des aspects majeurs d’un tournoi, c’est vraiment le timing, les horaires, comment le temps est respecté. Les commentaires que l’on entend lorsqu’un tournoi se déroule bien sont bien souvent lié à la précision des horaires. Personne n’aime devoir attendre que le précédent match se termine parce qu’il a commencé trop tard parce que les arbitres n’étaient pas à l’heure ou parce que la sono n’as pas annoncé le début du prochain match…

Alors comment s’y prendre pour faire respecter les horaires… et garder une bonne atmosphère ? Très simple, il suffit de communiquer efficacement !

Communiquer. Communiquer. Communiquer.

Tout d’abord, il vous faut des équipes. Comment trouver des équipes ?

Inscrivez-votre équipe sur Yaentrainement et sur votre page d’équipe vous pourrez faire la publicité pour votre tournoi. Ensuite il vous faudra inclure le lien vers votre page dans toutes les communications avec les équipes.

Sur cette page, inscrivez la date, les horaires, le lieu (précis, si possible faites une carte sur google maps), les classes d’age, et tous les moyens possibles de vous contacter (email, téléphone, facebook, twitter, etc.)

organiser un tournoi

Pour organiser un tournoi, vous devez faire de la pub pour votre tournoi. Vous avez déjà certainement une liste de clubs amis à qui vous pouvez envoyer votre pub… mais rien ne remplace le réseau de vos joueurs ! Alors envoyer leur le message que vous envoyez à vos contacts et demandez leur de faire la même chose. Insérez votre message sur Facebook et demandez à tous vos joueurs de partager ce message. Si possible mettez une photo des vainqueurs de l’année dernière pour attirer un peu plus l’attention. Idem sur twitter.

Sortez de l’ordinaire

Pour sortir un peu du lot et rendre votre tournoi plus attractif, vous pouvez offrir quelques prestations qui sortent un peu de l’ordinaire. Il y a organiser un tournoi et organiser un tournoi. Tous ne se valent pas. Par exemple si c’est un tournoi de rugby, allez chercher des étudiants kiné, osthéo, etc. et demandez leur de s’occuper des joueurs blessés. Bien entendu vous pouvez mentionner tout cela dans votre publicité.

organiser un tournoiVous pouvez également vous démarquer en offrant des activités un peu décalés à la mi-temps. Par exemple pourquoi ne pas organiser un concours de ventre-glisse à la mi-journée ? Il vous faut une bâche de 20-30 mètres (aller voir une société d’impression de publicité sur les bâtiments, ils ont souvent ce genre de choses qui traîne dans leur atelier), une grosse bouteille de savon liquide (4 euros chez votre supermarché favori) et quelques  seaux d’eau ou un tuyau d’arrosage. Coller une pastèque à mi-parcours pour donner un objectif au premier qui se lancera et faite la rouler à mesure que les glisseurs repousse les limites. La premier qui sort de la bâche remporte la pastèque pour son équipe.

Ce genre d’activité est parfaite pour une chaude journée d’été, c’est très conviviale et très amusant. Et si vous avez un sponsor, vous pouvez coller son logo sur la pastèque et en faire un nouveau support marketing !

Si vous le souhaitez vous pouvez également prendre contact avec Yaentrainement et nous pouvons être partenaire de votre tournoi !

Les horaires

Il y a plusieurs points clés sur lesquels vous allez devoir être très précis. Généralement un tournoi débute par le briefing des capitaines d’équipe. Donnez une heure précise et n’en changez pas.

organiser un tournoiSoyez également précis dans votre communication à ce sujet. Tous les capitaines de chaque équipe doivent savoir que le briefing aura lieu près de la table d’organisation à 9h précise. S’ils arrivent plus tard, ils manqueront les informations essentielles au sujet du tournoi.

Lors de ce briefing. Rappelez leur que les horaires doivent être respecté et qu’en cas de retard des pénalités seront distribuées. Les pénalités doivent être valable sur la durée du tournoi et pas seulement sur le match à venir. Si une équipe à plus de 3 minutes de retard, elle aura un point de pénalité qui lui sera retiré sur son total de points. Si cette règle est appliquée strictement, vos équipes ne seront pas en retard !

Attention toutefois de ne pas faire de cette règle un point trop sensible qui pourrait amener une mauvaise ambiance ! Soyez ferme, mais gardez un peu de flexibilité pour les cas de force majeur. Vous organisez un tournoi, pas un camp militaire !

Imprimer la liste des matchs et leurs horaires

Pour organiser un tournoi, il faut que les horaires soient clairs pour tout le monde, il est important d’imprimer une liste des horaires des matchs. Cette liste doit être distribuée à chaque équipe en quantité suffisante pour que chaque joueur en ai une. Ainsi pas d’excuse pour qui que ce soit.

Une idée toute simple consiste à aller voir une boutique ou un magasin (que vous appréciez) et à leur demander de vous fournir des sacs (en papier si possible) pour insérer tous les imprimés et flyer, goodies, etc que vous allez donner à vos équipes. Vous pouvez également leur demander d’imprimer tout ce dont vous avez besoin.

La liste des matchs doit également être afficher sur un panneau. Trouver un flipchart, un mur, un tableau blanc, une table, peu importe, mais vous devez l’afficher.

organiser un tournoiFaites en sorte que cette liste soit suffisamment grande pour que vous puissiez inscrire les résultats des matchs au marqueur.

Les débuts et fin de matchs doivent évidemment être inscrits mais vous pouvez aussi insérer des matchs vides pour rattraper le temps perdu en cas de problème. Mieux vaut prévenir que guérir.

Enfin votre tournoi n’a certainement pas lieu que sur le terrain. Peut-être avez-vous une soirée, une remise des prix, qui se situe ailleurs. Indiquez tout cela dans votre fiche d’horaire.

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